Mot bakgrund av den extraordinära situation som råder till följd av covid-19-pandemin kommer Offentliga Hus årsstämma att genomföras genom förhandsröstning (poströstning) med stöd av tillfälliga lagregler. Någon stämma med möjlighet att närvara personligen eller genom ombud kommer inte att äga rum.

Offentliga Hus välkomnar alla aktieägare att utnyttja sin rösträtt vid årsstämman genom förhandsröstning i den ordning som beskrivs nedan. Information om de vid årsstämman fattade besluten offentliggörs den 7 juni 2021 så snart utfallet av röstningen är slutligt sammanställt.

Aktieägarna kan i förhandsröstningsformuläret begära att beslut i något eller några av ärendena på den föreslagna dagordningen nedan ska anstå till en s.k. fortsatt bolagsstämma, som inte får vara en ren förhandsröstningsstämma. Sådan fortsatt stämma ska äga rum om årsstämman beslutar om det eller om ägare till minst en tiondel av samtliga aktier i Bolaget begär det.

Registrering och anmälan

En aktieägare som vill delta vid årsstämman ska (i) vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 28 maj 2021 och (ii) anmäla sig till stämman senast den 4 juni 2021 genom att ha avgett sin förhandsröst enligt instruktionerna under rubriken Förhandsröstning nedan så att förhandsrösten är bolaget tillhanda senast den dagen.

För att ha rätt att delta i årsstämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir införd i aktieboken per den 28 maj 2021. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts senast den andra bankdagen efter den 28 maj 2021 beaktas vid framställningen av aktieboken.

Förhandsröstning

Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid årsstämman endast genom att rösta på förhand, s.k. poströstning enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

För förhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Offentliga Hus hemsida www.offentligahus.se från och med den 10 maj 2021. Förhandsröstningsformuläret gäller som anmälan.

Det ifyllda formuläret måste vara Offentliga Hus tillhanda senast fredagen den 4 juni 2021. Det ifyllda formuläret kan skickas med e-post till torbjorn.alklid@wistrand.se eller med post till Wistrand Advokatbyrå, Att. Torbjörn Alklid, Regeringsgatan 65, Box 7543, Stockholm. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Detsamma gäller om aktieägaren förhandsröstar genom ombud. Aktieägaren får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten ogiltig. Ytterligare instruktioner och villkor framgår av förhandsröstningsformuläret.

Aktieägares frågerätt

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt Bolagets förhållande till annat koncernföretag och Bolagets förhållande till andra bolag inom koncernen.

Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till Offentliga Hus i Norden AB (publ), Att. Magnus Sundell, Linnégatan 2, 114 47 Stockholm, eller via e-post till magnus.sundell@offentligahus.se, senast den 28 maj 2021. Upplysningarna lämnas genom att de hålls tillgängliga på bolagets kontor, Offentliga Hus, Linnégatan 2, 114 47 Stockholm, och på www.offentligahus.se, senast den 2 juni 2021. Upplysningarna skickas också inom samma tid till den aktieägare som har begärt dem och uppgett sin adress.

Förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman.
2. Val av protokollförare och en eller två justeringspersoner.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Godkännande av dagordning.
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse.
7. Beslut om:
   1. fastställelse av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning,
   2. disposition av Offentliga Hus vinst enligt den fastställda balansräkningen, och
   3. ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör.
8. Beslut om antal styrelseledamöter och revisorer.
9. Beslut om arvoden åt styrelseledamöter och revisor.
10. Val av styrelseledamöter.
11. Val av styrelseordförande.
12. Val av revisor.

STYRELSENS FÖRSLAG

VAL AV ORDFÖRANDE VID ÅRSSTÄMMAN (PUNKT 1)
Styrelsen föreslår att advokaten Fredrik Råsberg vid Wistrand Advokatbyrå, eller den som styrelsen utser vid hans förhinder, utses till ordförande vid årsstämman.

VAL AV PROTOKOLLFÖRARE OCH EN ELLER TVÅ JUSTERINGSPERSONER (PUNKT 2)
Till protokollförare föreslås advokaten Torbjörn Alklid vid Wistrand Advokatbyrå. Till personer att jämte ordföranden justera protokollet från årsstämman föreslår styrelsen Ilija Batljan (SBB) eller, vid förhinder, den eller de som styrelsen istället anvisar. Justeringspersonens uppdrag att justera protokollet från årsstämman innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna förhandsröster blir rätt återgivna i protokollet från årsstämman.

UPPRÄTTANDE OCH GODKÄNNANDE AV RÖSTLÄNGD (PUNKT 3)
Den röstlängd som styrelsen föreslår godkänns är den röstlängd som upprättats av ordföranden på årsstämman på uppdrag av Bolaget, baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna förhandsröster, och kontrollerats och tillstyrkts av justeringspersonen.

FASTSTÄLLANDE AV RESULTATRÄKNING OCH BALANSRÄKNINGEN SAMT KONCERNRESULTATRÄKNINGEN OCH KONCERNBALANSRÄKNINGEN (PUNKT 7.A)
Styrelsen föreslår att stämman fastställer de i den tillhandahållna årsredovisningen intagna resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen.

DISPOSITION AV OFFENTLIGA HUS VINST ENLIGT DEN FASTSTÄLLDA BALANSRÄKNINGEN (PUNKT 7.B)
Styrelsen föreslår att ingen utdelning ska utgå till aktieägarna och att det belopp som står till årsstämmans förfogande överförs i ny räkning.

BESLUT OM ANTAL STYRELSELEDAMÖTER OCH REVISORER (PUNKT 8)
Styrelsen föreslår att antalet stämmovalda styrelseledamöter ska vara tre (3) och antalet revisorer en (1) och inga suppleanter.

BESLUT OM ARVODEN TILL STYRELSELEDAMÖTER OCH REVISOR (PUNKT 9)
Styrelsen föreslår att inget arvode ska utgå till styrelsen för tiden intill slutet av nästa årsstämma.

Vidare föreslås att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.

VAL AV STYRELSELEDAMÖTER (PUNKT 10)
Till styrelseledamöter för tiden intill nästa årsstämma föreslår styrelsen omval av
Ilija Batljan, Eva-Lotta Stridh och Oscar Lekander.

VAL AV STYRELSEORDFÖRANDE (PUNKT 11)
Till styrelseordförande för tiden intill nästa årsstämma föreslår styrelsen omval av
Ilija Batljan.

VAL AV REVISOR (PUNKT 12)
Styrelsen föreslår Ernst and Young AB som revisor för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Ernst & Young AB har låtit meddela att, för det fall styrelsens förslag till revisor också blir stämmans val, auktoriserade revisorn Gabriel Novella, kommer att utses som huvudansvarig för revisionen. 

Aktier och röster
Dagen då denna kallelse offentliggörs finns totalt 255 970 150 aktier i Offentliga Hus. Bolaget har endast ett aktieslag och det totala antalet röster i Offentliga Hus uppgår därmed till 255 970 150. Dagen då denna kallelse offentliggörs innehar Offentliga Hus inga egna aktier.

Handlingar
Årsredovisningen, revisionsberättelsen samt övriga till årsstämman relaterade dokument kommer senast tre veckor före årsstämman att finnas tillgängliga på Offentliga Hus kontor, Offentliga Hus, Linnégatan 2, 114 47 Stockholm, och på Bolagets ovan nämnda webbplats. Handlingarna kommer även att skickas till de aktieägare som begär det och uppger sin adress.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas, vänligen besök https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf och https://offentligahus.se/for-investerare/integritetspolicy-avseende-aktieagare/.

Stockholm i maj 2021
Offentliga Hus i Norden AB (publ)
Styrelsen