Styrelsen har beslutat att den extra bolagsstämman ska genomföras utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att aktieägarna före stämman ska ha möjlighet att utöva sin rösträtt per post.

Anmälan m.m.
Aktieägare som önskar delta vid extra bolagstämman ska dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken fredagen den 18 november 2022, alternativt, om aktierna är förvaltarregistrerade, begära att förvaltaren rösträttsregistrerar aktierna senast tisdagen den 22 november 2022, och dels ha anmält sig genom att ha avgett sin poströst enligt anvisningarna under rubriken ”Poströstning” nedan så att poströsten är Computershare AB tillhanda senast fredagen den 25 november 2022. Observera att anmälan till extra bolagsstämman enbart kan göras genom poströstning.

Aktieägare, som har sina aktier förvaltarregistrerade genom bank eller annan förvaltare, måste omregistrera aktierna i eget namn hos Euroclear Sweden AB för att ha rätt att delta i extra bolagsstämman. Som anges ovan måste sådan omregistrering, som kan vara tillfällig, vara genomförd tisdagen den 22 november 2022. Aktieägare bör därför i god tid före denna dag begära att förvaltaren (bank eller fondhandlare) ombesörjer sådan s.k. rösträttsregistrering.

Poströstning
Styrelsen har beslutat att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt enbart genom poströstning enligt 20 och 22 §§ lagen (2022:121) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. För poströstningen ska aktieägare använda det formulär för poströstning och följa bolagets anvisningar som finns tillgängliga på bolagets hemsida, www.vikingsupply.com och på bolagets kontor, Idrottsvägen 1, 444 31 Stenungsund. Ifyllt och undertecknat formulär för poströstning skickas med post till Computershare AB, ” Viking Supply Ships extra bolagsstämma”, Box 5267, 102 46 Stockholm. Komplett formulär ska vara Computershare AB tillhanda senast fredagen den 25 november 2022. Ifyllt och undertecknat formulär får även inges elektroniskt och ska då skickas till proxy@computershare.se. Aktieägare kan även avge poströst elektroniskt med BankID via bolagets hemsida, www.vikingsupply.com. Om aktieägare avger poströst genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt biläggas formuläret. Fullmaktsformulär tillhandahålls på begäran och finns även tillgängligt på bolagets hemsida, www.vikingsupply.com. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas poströstningsformuläret. Aktieägare får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är hela poströsten ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor finns i poströstningsformuläret.

I bolaget finns vid tidpunkten för utfärdandet av denna kallelse totalt 12 878 128 aktier fördelade på 625 698 aktier av serie A och 12 252 430 aktier av serie B. Det totala antalet röster uppgår till 18 509 410 , varav 6 256 980 av rösterna representeras av aktier av serie A och 12 252 430 av rösterna representeras av aktier av serie B. Vid tidpunkten för utfärdandet av denna kallelse innehar bolaget inga egna aktier.

Ärenden
Förslag till föredragningslista vid extra bolagsstämman:

1. Val av ordförande vid stämman.
2. Val av en eller två justeringspersoner.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
5. Godkännande av föredragningslista.
6. Val av styrelseledamot.
7. Stämmans avslutande.

Förslag till beslut:

Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman
Valberedningen föreslår att extra bolagsstämman väljer advokaten Carl Westerberg till ordförande vid stämman.

Punkt 2 – Val av en eller två justeringspersoner
Styrelsen föreslår Claes-Göran Haraldsson, som representerar sig själv, till person att jämte ordföranden justera stämmans protokoll, eller vid förhinder för denne, den som styrelsen anvisar. Justeringspersonens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

Punkt 3 – Upprättande och godkännande av röstlängd
Den röstlängd som föreslås godkänd under punkt 3 på föredragningslistan är den röstlängd som upprättats av Computershare AB på uppdrag av bolaget, baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna poströster, och som kontrollerats och tillstyrkts av justeringspersonerna.

Punkt 6 – Val av styrelseledamot
Erik Borgen har meddelat valberedningen att han inte längre arbetar för bolagets huvudägare Kistefos och därför ej står till förfogande för omval som styrelseledamot inför årsstämman 2023 och önskar entledigas.

Valberedningen föreslår därför att Erik Borgen entledigas som styrelseledamot och att Kristoffer Sandaker väljs som ny som styrelseledamot för perioden fram till slutet av årsstämman 2023.

Om Kristoffer Sandaker väljs till ledamot kommer styrelsen att, utöver honom, bestå av Bengt A. Rem, Håkan Larsson, Folke Patriksson, Magnus Sonnorp och Christer Lindgren med Bengt A. Rem som styrelseordförande.

En presentation av Kristoffer Sandaker, inklusive en bedömning av hans oberoende i förhållande till bolaget, bolagsledningen och större aktieägare tillsammans med valberednings motiverade yttrande finns på bolagets hemsida, www.vikingsupply.com.

Upplysningar på extra bolagsstämman
Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dess dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag samt koncernredovisningen.

Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till Viking Supply Ships AB (publ), Idrottsvägen 1, 444 31 Stenungsund, att: Tord Helland eller via e-post till tord.helland@vikingsupply.com senast fredagen den 18 november 2022. Upplysningarna lämnas genom att de hålls tillgängliga på bolagets kontor, Idrottsvägen 1, 444 31 Stenungsund och bolagets hemsida, www.vikingsupply.com, senast onsdagen den 23 november 2022. Upplysningarna skickas också inom samma tid till den aktieägare som har begärt dem och uppgett sin adress.

Behandling av personuppgifter
För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till Euroclears och Computershares respektive integritetspolicy som finns tillgängliga på deras respektive hemsida: www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf respektive www.computershare.com/se/gm-gdpr.

Handlingar
De handlingar som ska läggas fram på stämman enligt aktiebolagslagen och övriga tillämpliga regelverk kommer att hållas tillgängliga senast måndagen den 7 november 2022 hos bolaget samt på hemsidan, www.vikingsupply.com. Handlingarna skickas också till de aktieägare som önskar detta och uppger sin postadress. Samtliga handlingar kommer även att läggas fram på extra bolagsstämman.

Göteborg i november 2022

Viking Supply Ships AB (publ)

Styrelsen