Ett nytt sätt att hantera entreprenörsaccess

Att administrera nycklar och tillträde för entreprenörer är en vardagsutmaning för de flesta bostadsbolag. Nycklar ska hämtas, kvitteras och lämnas tillbaka, vilket leder till mer administration, fler resor och sämre kontroll. I Kortedala testar nu Poseidon ett nytt, digitalt arbetssätt där alla delar - från entré till teknikrum - hanteras sömlöst och spårbart.

"Vi vill skapa en lösning där både våra entreprenörer och vår egen personal sparar tid och samtidigt ökar tryggheten. Pilotområdet i Kortedala ger oss möjlighet att se hur digital accesshantering kan förenkla vardagen och ge bättre kontroll över tillträden," säger Jens Larsson, Controller IT på Poseidon.

Så fungerar det i praktiken

Swedlocks smarta cylindrar installeras på tekniska utrymmen, Swedlock-nycklar lagras i digitala nyckelskåp från Brightec Security, och allt styrs via Amidos plattform Alliera - navet som knyter ihop system och aktörer. Entreprenören använder sin tagg eller sitt Opna-kort för att hämta en Swedlock-nyckel och få tillträde till rätt utrymme. Allt loggas automatiskt, och Poseidon har full spårbarhet och kontroll.

Om entreprenören är ansluten till Opna kan Poseidon även delegera administrationen till entreprenörens företag, som själva hanterar sina medarbetares accesser - fortfarande med full spårbarhet kvar.

Konkreta vinster redan i pilotfasen

Det nya arbetssättet minskar resor, administration och nyckelhantering. Förvaltningspersonalen får bättre överblick, entreprenörerna snabbare tillträde - och all aktivitet loggas automatiskt. Målet är att minska antalet nyckelresor med upp till 70 % och reducera handläggningstiden för tillträden med hälften.

Pilotprojektet i Kortedala ska ligga till grund för en utvärdering av effekterna i vardagen. Om resultatet blir som förväntat planerar Poseidon att införa arbetssättet i fler områden i Göteborg.

Tekniken bakom som gör det möjligt

Swedlock Pro - smarta cylindrar för teknikrum. Swedlocks digitala cylindrar och smarta nycklar hanteras via kompatibilitet med Swedlock Pro Manager i Alliera. Det gör att Poseidon kan använda batteri- och underhållsfria lås, få tidsstämplade loggar och göra snabb installation även där kabeldragning inte är möjlig. Swedlock Pro är certifierat enligt SSF 3523 i högsta låsklass S5, vilket gör tekniken lämplig för tekniska utrymmen och miljöer med höga säkerhetskrav.

Alliera - spindeln i nätet. Alliera samlar passersystem, digitala nyckelskåp och smarta lås i ett gränssnitt. Poseidon styr behörigheter, ser loggar i realtid och kan införa nya arbetssätt utan att byta befintliga system. Alliera uppdaterar de anslutna systemen och håller allt spårbart - från entré till teknikrum.

Opna - enkel och spårbar entreprenör-access. När entreprenören är ansluten till Opna kan Poseidon delegera administrationen till entreprenörens företag. De hanterar sina medarbetare enligt Poseidons mallar - Poseidon behåller kontroll och spårbarhet.

Brightec Security - säker nyckelhantering med full spårbarhet. Digitala nyckelskåp integreras i Alliera och ger Poseidon total kontroll över fysiska nycklar. Alla uttag och återlämningar loggas automatiskt, behörigheter styrs centralt och säkerheten höjs utan ökad administration. En driftsäker och skalbar lösning för moderna fastighetsägare.

"När vår teknik kan hanteras i en plattform som Alliera blir det enkelt för fastighetsägare att modernisera sitt bestånd och skapa en enklare vardag för entreprenörer och servicepersonal. De kan fortsätta använda sina befintliga system men ändå få full kontroll och spårbarhet," säger Jens Högberg, kundansvarig på Swedlock.

"Poseidon visar hur Smart Access fungerar i praktiken - steg för steg och med befintliga system, för att göra accesshantering enklare och mer effektiv i vardagen. Genom att samla allt i Alliera får de full frihet att kombinera olika tekniker och arbeta digitalt, effektivt och spårbart," säger Patrik Simson, VD på Amido.

Fakta: Så fungerar piloten i Kortedala

• Swedlock-cylindrar installeras på tekniska utrymmen.
• Swedlock-nycklar lagras i digitala nyckelskåp från Brightec Security innanför en av entrérna i området.
• Entreprenörer använder tagg eller Opna-kort för att hämta och lämna nycklar.
• All access - passersystem, nyckelskåp och Swedlock - hanteras i Alliera.
• All aktivitet loggas och är fullt spårbar.

FAQ

Varför gör Poseidon detta?

För att testa hur digital access kan spara tid, öka spårbarheten, minska utsläpp och onödiga transporter samt förenkla vardagen för förvaltning och entreprenörer.

Vilka tekniker ligger i grund för att garantera resultaten?

Alliera och Opna från Amido, Swedlock Pro från Swedlock samt digitala nyckelskåp från Brightec Security.

Behövs alla teknikerna?

Helhetsflödet kräver kombinationen: Alliera som överordnad plattform, Swedlocks digitala lås för teknikrummen och - om entreprenören är ansluten - Opna för ansvarsspårning och självservice. Men införandet kan ske stegvis och byggas ut över tid.

Hur påverkas säkerheten?

All access är personlig och spårbar. Aktivitet loggas automatiskt och behörigheter kan tidsstyras enligt policy.

Vad blir skillnaden för entreprenören i praktiken?

Mindre väntan och färre nyckelhämtningar. Entreprenören öppnar entré och nyckelskåp med tagg eller Opna-kort, hämtar Swedlock-nyckel och går direkt till rätt utrymme.

Måste vi byta våra befintliga system?

Nej. Alliera kopplar ihop befintliga passersystem och nyckelskåp. Det gör att ni kan använda dagens miljö och byta komponenter i egen takt.