Aktieägarna i Eastnine AB (publ), 556693-7404, ("Bolaget") kallas härmed till årsstämma tisdagen den 29 april 2025 kl. 15.00 i Citykonferensen Ingenjörshuset, Malmskillnadsgatan 46 i Stockholm. Registrering och insläpp till årsstämman börjar kl. 14.30.

Program
Styrelseledamöter kommer att närvara på stämman i den utsträckning det är möjligt.

14.30             Registrering för årsstämman öppnar (registrering kan ske fram till kl. 15.00)

15.00             Årsstämma

Efter årsstämman kommer det att serveras kaffe/te.

Anmälan och rätt att delta m.m.
Rätt att delta i årsstämman har den som

• dels är införd som aktieägare i den utskrift av aktieboken som görs av Euroclear Sweden AB per torsdagen den 17 april 2025 eller, om aktierna är förvaltarregistrerade, begära att förvaltaren rösträttsregistrerar aktierna i sådan tid att registreringen är verkställd onsdagen den 23 april 2025,
• dels anmält sin avsikt att delta i årsstämman senast onsdagen den 23 april 2025.

Anmälan om deltagande vid årsstämman kan ske antingen på telefon 08-505 97 700, via e-post till agm@eastnine.com, eller per post till: Eastnine AB (publ), "Årsstämma", Box 7214, 103 88 Stockholm.

Vid anmälan ska aktieägare uppge namn, personnummer (eller organisationsnummer), adress, telefonnummer, aktieinnehav samt eventuellt ombud och/eller biträden. Högst två biträden får medföras och endast om antalet biträden anmälts i förväg.

Aktieägare med förvaltarregistrerade aktier måste tillfälligt omregistrera aktierna i eget namn för att ha rätt att delta i årsstämman. Sådan registrering ska vara verkställd hos Euroclear Sweden AB senast onsdagen den 23 april 2025. Kontakt bör tas med förvaltaren i god tid före detta datum.

Personuppgifter som hämtas från fullmakter, och den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken, kommer att användas för erforderlig registrering och upprättande av röstlängd för årsstämman.

Ombud m.m.
Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda fullmakt för ombudet. Fullmakt i original, samt för juridisk person även registreringsbevis, bör sändas till Bolaget på ovanstående postadress i god tid före årsstämman. Fullmakten och registreringsbeviset får inte vara äldre än ett år, dock får fullmakten vara äldre om den enligt sin lydelse är giltig en längre tid, maximalt fem år. Bolaget tillhandahåller fullmaktsformulär på sin webbplats, www.eastnine.com/sv/bolagsstammor. Fullmaktsformulär kan även efterfrågas per telefon 08-505 97 700.

Observera att aktieägare som är närvarande genom ombud också måste anmäla sig till årsstämman och följa de övriga instruktioner som anges under rubriken "Anmälan och rätt att delta m.m." ovan.

Antal aktier och röster
Vid tidpunkten för kallelsens utfärdande finns totalt 98 241 728 aktier i Bolaget med en röst per aktie. Bolaget innehar 502 124 egna aktier.

Aktieägares frågerätt
Aktieägare som är närvarande vid stämman har rätt att begära upplysningar avseende ärenden på dagordningen eller Bolagets ekonomiska situation i enlighet med 7 kap. 32 § aktiebolagslagen.

Inträdeskort
Inget inträdeskort kommer att skickas ut före årsstämman. Giltig legitimation ska tas med till årsstämman för registrering av närvaro och inpassering.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande.
2. Val av ordförande vid stämman.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Val av en eller två protokolljusterare.
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
6. Godkännande av dagordning.
7. Framläggande och föredragning av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen. I anslutning därtill:
   a) anförande av styrelsens ordförande inklusive redogörelse för styrelsens arbete,
   b) anförande av verkställande direktören,
   c) redogörelse av huvudansvarig revisor avseende revisionsarbetet.
8. Beslut om:
   a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,
   b) disposition beträffande Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen,
   c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören.
9. Godkännande av ersättningsrapport.
10. Fastställande av antalet styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleanter.
11. Fastställande av arvode till styrelse och revisor.
12. Val av styrelse och styrelsens ordförande.
13. Val av revisor.
14. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
15. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om överlåtelse av egna aktier.
16. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier.
17. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier.
18. Årsstämmans avslutande.

2. Val av ordförande vid stämman
Valberedningen föreslår att advokat Björn Svensson vid Gernandt & Danielsson Advokatbyrå utses till ordförande vid stämman.

8. b) Disposition beträffande Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen
Styrelsen föreslår att utdelning till aktieägarna ska ske med ett belopp motsvarande 1,20 kronor per aktie samt att resterande vinstmedel balanseras i ny räkning. Styrelsen föreslår att utdelningen fördelas på fyra utbetalningstillfällen om 0,30 kronor per aktie och utbetalningstillfälle. Som avstämningsdagar för utdelning föreslås följande dagar: fredagen den 2 maj 2025, tisdagen den 26 augusti 2025, tisdagen den 11 november 2025 och tisdagen den 20 januari 2026. Om årsstämman beslutar i enlighet med förslaget beräknas utdelning betalas ut genom Euroclear Sweden AB:s försorg den tredje vardagen efter respektive avstämningsdag, det vill säga följande dagar: onsdagen den 7 maj 2025, fredagen den 29 augusti 2025, fredagen den 14 november 2025 och fredagen den 23 januari 2026.

9. Godkännande av ersättningsrapport
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om godkännande av styrelsens rapport över ersättningar enligt 8 kap. 53 a § aktiebolagslagen.

10. Fastställande av antalet styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleanter
Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av fem (5) styrelseledamöter.

Valberedningen föreslår att antalet revisorer ska vara ett (1) registrerat revisionsbolag utan någon revisorssuppleant.

11. Fastställande av arvode till styrelse och revisor
Valberedningen föreslår att arvodet till styrelsens ordförande ska vara 840 000 kronor (föregående år 840 000 kronor) och att arvodet till övriga styrelseledamöter ska vara 420 000 kronor (föregående år 420 000 kronor) per styrelseledamot. Det föreslås att ingen ytterligare ersättning ska utgå för utskottsarbete.

Till revisorn ska arvode utgå enligt godkänd räkning.

12. Val av styrelse och styrelsens ordförande
Valberedningen föreslår för tiden intill slutet av nästa årsstämma omval av Louise Richnau, Peter Elam Håkansson, Christian Hermelin, Ylva Sarby Westman och Hanna Loikkanen som styrelseledamöter. Föreslås nyval av Louise Richnau som styrelsens ordförande.

Information om de föreslagna styrelseledamöterna finns på Bolagets webbplats.

13. Val av revisor
Valberedningen föreslår omval av det registrerade revisionsbolaget KPMG till revisor, med den auktoriserade revisorn Marc Karlsson som huvudansvarig revisor. Revisorns mandattid föreslås gälla intill slutet av nästa årsstämma. Valberedningens förslag överensstämmer med rekommendationen från styrelsen, som agerar som revisionsutskott. Varken valberedningens förslag eller styrelsens rekommendation har varit föremål för påverkan från tredje part eller varit tvingat av några avtalsvillkor som begränsat valfriheten i revisorsvalet.

14. Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
Förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
Verkställande direktören, vice verkställande direktören och övriga personer i bolagsledningen samt styrelseledamöter, i den mån de erhåller ersättning utöver styrelsearvodet, omfattas av dessa riktlinjer. Riktlinjerna är framåtblickande, det vill säga de ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas eller godkänns av bolagsstämman.

Riktlinjernas främjande av Bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet
Eastnines vision är att skapa och tillhandahålla de bästa mötesplatserna där idéer kan flöda, människor mötas och framgångsrik affärsverksamhet utvecklas. Bolagets affärsidé är att vara den ledande, långsiktiga leverantören av moderna och hållbara kontorslokaler i bästa lägen på utvalda marknader i Polen och Baltikum. Aktuella versioner av vision och affärsidé, samt ytterligare information om Bolagets affärsstrategi, finns tillgängliga på www.eastnine.com. Bolaget ska ha de ersättningsnivåer och anställningsvillkor som erfordras för att rekrytera och behålla kompetens och erforderlig kapacitet. Rörlig kontantersättning som omfattas av dessa riktlinjer ska syfta till att främja Bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive hållbarhet. De långsiktiga incitamentsprogram som finns i Bolaget omfattas inte av dessa riktlinjer.

Formerna av ersättning m.m.
Ersättningen till ledande befattningshavare kan bestå av fast kontantlön, rörlig kontantersättning, pensions- och försäkringsförmåner samt andra sedvanliga förmåner. Bolagsstämman kan därutöver, oberoende av dessa riktlinjer, besluta om exempelvis långsiktiga aktiebaserade eller aktierelaterade incitamentsprogram/ersättningar.

Styrelsen beslutar efter eget gottfinnande, i enlighet med fastställda interna prestationsbaserade mål, om rörlig kontantersättning ska utgå till de ledande befattningshavarna. Den rörliga kontantersättningen ska huvudsakligen vara kopplad till förutbestämda och mätbara kriterier, som kan vara finansiella eller icke-finansiella. Rörlig kontantersättning får uppgå till högst 50 procent av den fasta lönen. Befattningshavarna kan därutöver ha rätt till en individuell premiebaserad pensionsplan enligt vilken Bolaget betalar premier motsvarande högst 4,5 procent av den fasta lönen upp till 7,5 inkomstbasbelopp och premier motsvarande högst 30 procent på lönedelar som överstiger 7,5 inkomstbasbelopp. Övriga förmåner får innefatta exempelvis sjukförsäkring, friskvårds- och bilförmån.  Sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 10 procent av den fasta lönen.

Upphörande av anställning
Uppsägningstiden får inte överstiga tolv månader vid uppsägning från bolagets sida. Fast kontantlön under uppsägningstiden och avgångsvederlag får sammantaget inte överstiga ett belopp motsvarande den fasta kontantlönen för två år i verkställande direktören och tolv månader för övriga ledande befattningshavare. Uppsägningstiden får inte överstiga sex månader utan rätt till avgångsvederlag vid uppsägning från befattningshavarens sida. Därutöver kan ersättning utgå för åtaganden om konkurrensbegränsning. Sådan ersättning ska kompensera för inkomstbortfall och ska endast utgå i den mån den tidigare befattningshavaren inte har rätt till avgångsvederlag. Ersättningen ska utgöras av skillnaden mellan den fasta månadslönen och den lägre inkomst som den anställde erhåller och utgå under den tid som åtagandet om konkurrensbegränsning gäller, vilket inte ska vara längre än sex månader efter anställningens upphörande.

Lön och anställningsvillkor för anställda
Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för Bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna
Eastnine inrättade 2022 ett ersättningsutskott med huvuduppgifter i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning.

Styrelsen ska upprätta ett förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och förelägga förslaget till bolagsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Styrelsen ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i Bolaget. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.

Frångående av riktlinjerna
Styrelsen får besluta att frångå de av årsstämman beslutade riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose Bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa Bolagets ekonomiska bärkraft. Som framgår ovan ingår det i styrelsens uppgifter att bereda beslut i ersättningsrelaterade frågor. Detta gäller även om det beslutas att avvika från riktlinjerna.

15. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om överlåtelse av egna aktier
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att besluta om överlåtelse av egna aktier enligt följande:

1. Aktier får överlåtas på Nasdaq Stockholm eller på annat sätt.
2. Överlåtelse får ske med eller utan avvikelse från aktieägares företrädesrätt.
3. Överlåtelse på Nasdaq Stockholm ska ske till ett pris per aktie som ligger inom det vid var tid registrerade kursintervallet varmed avses intervallet mellan högsta köpkurs och lägsta säljkurs. Överlåtelse på annat sätt ska ske på marknadsmässiga villkor.
4. Bemyndigandet omfattar samtliga egna aktier som Bolaget vid var tid innehar.
5. Betalning för aktierna ska erläggas kontant, med apportegendom eller genom kvittning.
6. Bemyndigandet får utnyttjas vid ett eller flera tillfällen, dock längst intill tiden för nästa årsstämma.

Syftet med bemyndigandet att överlåta egna aktier och skälen till eventuell avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att ge styrelsen möjlighet att dels justera Bolagets kapitalstruktur, dels kunna använda återköpta egna aktier som likvid vid, eller för finansiering av, förvärv eller investering för att därigenom skapa ökat värde för aktieägarna.

För giltigt beslut enligt denna punkt 15 erfordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.

16. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier enligt följande:

1. Förvärv får ske på Nasdaq Stockholm till ett pris per aktie som ligger inom det vid var tid registrerade kursintervallet varmed avses intervallet mellan högsta köpkurs och lägsta säljkurs.
2. Förvärv får även ske enligt förvärvserbjudande som riktas till samtliga aktieägare mot vederlag i kontanter till en kurs motsvarande lägst börskursen vid tiden för erbjudandet med en maximal avvikelse av 20 procent uppåt.
3. Förvärv får ske av högst så många aktier att Bolagets innehav av egna aktier vid var tid inte överstiger 10 procent av samtliga aktier i Bolaget.
4. Betalning för aktierna ska erläggas kontant.
5. Bemyndigandet får utnyttjas vid ett eller flera tillfällen, dock längst intill tiden för nästa årsstämma.

Syftet med bemyndigandet att förvärva egna aktier är att ge styrelsen möjlighet att justera Bolagets kapitalstruktur för att därigenom skapa ökat värde för aktieägarna.

För giltigt beslut enligt denna punkt 16 erfordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.

17. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att, under tiden intill nästa årsstämma vid ett eller flera tillfällen, besluta om nyemission av aktier motsvarande högst 10 procent av Bolagets aktiekapital med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt. Vidare innebär förslaget att emission får ske mot kontant betalning, genom kvittning eller apport. Vid avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska aktier emitteras på marknadsmässiga villkor. Syftet med bemyndigandet är att ge Bolaget möjlighet att helt eller delvis finansiera eventuella framtida fastighetsinvesteringar och/eller förvärv av fastighetsbolag/-rörelse genom att emittera aktier som likvid i samband med avtal om förvärv, att anskaffa kapital till sådana investeringar och/eller förvärv, samt att anpassa och förbättra Bolagets kapitalstruktur.

För giltigt beslut enligt denna punkt 17 erfordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.

Tillgängliga handlingar
Årsredovisning med redovisningshandlingar och revisionsberättelse samt fullständiga förslag till beslut och yttranden enligt aktiebolagslagen och därtill hörande revisorsredogörelser hålls tillgängliga på Bolagets kontor på Kungsgatan 30 i Stockholm samt på Bolagets webbplats www.eastnine.com/sv/bolagsstammor senast tisdagen den 8 april 2025. Kopia av handlingarna, samt av kallelsen, sänds kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

* * *

Stockholm i mars 2025

EASTNINE AB (publ)

Styrelsen

Eastnine AB (publ)

För mer information kontakta:
Liselotte Hjorth, styrelseordförande, +49 172 685 772
Kestutis Sasnauskas, vd, 08-505 97 700
Britt-Marie Nyman, CFO och vice vd, 070-224 29 35

Besök www.eastnine.com