Anmälan m.m.

Aktieägare som vill delta i stämman
ska vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen den 8 augusti 2019, och
ska senast torsdagen den 8 augusti 2019 anmäla sig hos bolaget för deltagande i stämman.

Anmälan görs skriftligt till Västsvensk Logistik AB (publ), Att: Caroline Whitelocke, c/o Hestia Fastighetsförvaltning AB, Box 3394, 103 68 Stockholm, eller via e-post: caroline.whitelocke@hestia.se.Vid anmälan uppges namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer och aktieinnehav samt i förekommande fall uppgift om ställföreträdare, ombud och biträde. Till anmälan bör därtill i förekommande fall bifogas fullständiga behörighetshandlingar såsom registreringsbevis för juridisk person och fullmakt för ombud.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare, som låtit förvaltarregistrera sina aktier hos bank eller annan förvaltare måste, för att äga rätt att delta i stämman, tillfälligt inregistrera sina aktier i eget namn hos Euroclear Sweden AB. Sådan omregistrering måste vara genomförd senast torsdagen den 8 augusti 2019, vilket innebär att aktieägare i god tid före detta datum bör meddela sin önskan härom till förvaltaren.

Ombud m.m.

Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda skriftlig och daterad fullmakt för ombudet. Fullmakten är giltig högst ett år från utfärdandet, eller under den längre giltighetstid som anges i fullmakten, dock längst fem år från utfärdandet. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen, som utvisar behörighet att utfärda fullmakten, bifogas. Fullmakten i original samt eventuellt registreringsbevis bör i god tid före stämman insändas per brev till bolaget på ovan angivna adress. Fullmaktsformulär finns att hämta på bolagets hemsida, www.vastsvensklogistik.se, och kommer även att sändas till aktieägare som så begär och som uppger sin postadress.

Biträden

Aktieägare eller ombud för aktieägare får medföra högst två biträden. Biträde får medföras endast om aktieägaren eller ombudet för aktieägaren till bolaget anmäler antalet biträden på det sätt som anges ovan för anmälan om aktieägares deltagande.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Val av en eller två justeringspersoner
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
7. Föredragning av framlagd årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
8. Beslut om
   a. fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning
   b. dispositioner beträffande vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
   c. avstämningsdag för det fall att bolagsstämman beslutar om utdelning
   d. ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör
9. Beslut om antal styrelseledamöter och eventuella suppleanter
10. Beslut om styrelsearvode
11. Val av styrelse och styrelseordförande
12. Beslut om revisorsarvode
13. Val av revisionsbolag eller revisorer
14. Beslut om valberedning
15. Beslut om bemyndigande för styrelsen att företa smärre justeringar av beslut fattade vid bolagsstämman i samband med registrering hos Bolagsverket och Euroclear Sweden AB
16. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen
17. Stämmans avslutande

Förslag till beslut

Dispositioner beträffande bolagets resultat (ärende 8.b och 8.c)

Styrelsen föreslår en utdelning till aktieägarna om 7 kr och 20 öre per aktie, dvs. sammanlagt 17 640 000 kr, för räkenskapsåret 1 maj 2018 - 30 april 2019. Utdelningen ska betalas ut kvartalsvis vid fyra tillfällen om 1 kr och 95 öre per aktie vid det första tillfället, dvs. sammanlagt 4 777 500 kr och därefter med 1 kr och 75 öre per aktie vid efterföljande tre utbetalningstillfällen, dvs. sammanlagt 4 287 500 kr per utdelningstillfälle. Det föreslås att avstämningsdagarna för utdelning ska vara den 16 augusti 2019, den 19 november 2019, den 18 februari 2020 samt den 15 maj 2020.  

Styrelse och revisor (ärendena 9 - 13)

Styrelsen ska bestå av fyra ledamöter och ingen suppleant (ärende 9).

Styrelsearvode på sammantaget 225 000 kr för kommande mandatperiod fördelat enligt följande: Ordföranden 75 000 kr samt övriga tre ledamöter 50 000 kr vardera (ärende 10).

Omval av Per-Olof Persson, Per-Åke Agnevik, Stefan Björkqvist och Peter Bredelius till styrelseledamöter för tiden intill nästa årsstämma; Per-Olof Persson föreslås väljas om till styrelsens ordförande (ärende 11).

Arvode till revisorn enligt godkänd räkning (ärende 12). Omval av Deloitte AB. Deloitte AB har meddelat att Christoffer Helgesen kommer att utses till huvudansvarig revisor (ärende 13).

Valberedning (ärende 14)

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om principer för tillsättande av valberedning och om valberedningens uppgifter enligt nedan.

Valberedningen ska bestå av fyra ledamöter. Valberedningen ska utgöras av de fyra röstmässigt största aktieägarna eller ägargrupperna i bolaget baserat på Euroclear Sweden AB:s ägarstatistik per den 31 december året före det år då årsstämma hålls.

Styrelsens ordförande ska i storleksordning kontakta de fyra största aktieägarna eller ägargrupperna, och uppmana dem att utse en ledamot var. Om någon eller några av de fyra röstmässigt största aktieägarna avstår från att utse en ledamot i valberedningen, ska styrelsens ordförande i turordning erbjuda andra större aktieägare att utse en ledamot i valberedningen (det vill säga först till den femte röstmässigt största aktieägaren, därefter till den sjätte röstmässigt största aktieägaren). Förfarandet ska fortgå till dess att valberedningen består av fyra ledamöter, dock ska högst sex aktieägare eller ägargrupper kontaktas. Om endast tre av de största aktieägarna utser en ledamot var, ska styrelsens ordförande fylla den fjärde platsen.

Valberedningens mandatperiod ska löpa fram till dess att ny valberedning utsetts.

Den verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot av valberedningen. Valberedningen ska inom sig utse en ordförande. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot i bolaget ska inte vara valberedningens ordförande.

Uppgift om namnen på ledamöterna i valberedningen ska publiceras senast sex månader före årsstämman på bolagets webbplats. Om en ledamot utsetts av viss ägare eller ägargrupp ska ägarens eller ägargruppens namn anges.

Styrelsens ordförande ska sammankalla till valberedningens första sammanträde.

Om det blir känt att någon av de största aktieägarna, som utsett en ledamot till valberedningen, inte längre tillhör de största aktieägarna på grund av förändringar i ägarens eller andra ägares aktieinnehav, ska - om valberedningen anser att det finns behov av att ersätta ledamoten - den ledamot som ägaren utsett avgå och ersättas av ny ledamot som ska utses av den ägare eller ägargrupp som, baserat på Euroclear Sweden AB:s ägarstatistik vid tidpunkten, är den i storleksordningen största aktieägaren och som inte tidigare har utsett ledamot till valberedningen.

Om en ledamot lämnar valberedningen av annan anledning innan valberedningens arbete är avslutat ska - om valberedningen anser att det finns behov av att ersätta ledamoten - ny ledamot utses i enlighet med principerna ovan. 

Ändringar i valberedningens sammansättning ska snarast möjligt publiceras på bolagets webbplats. På webbplatsen ska även information publiceras om hur aktieägare kan lämna förslag till valberedningen.

Valberedningens förslag ska presenteras i kallelse till bolagsstämma där styrelse eller revisorsval ska äga rum och på bolagets webbplats.

Valberedningen ska inför nästa årsstämma lägga fram förslag till ordförande vid årsstämman, antal styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter, arvode och i tillämpliga fall annan ersättning för utskottsarbete till var och en av styrelseledamöterna och styrelseordföranden, arvode till revisor(er), val av styrelseledamöter och styrelseordförande, val av revisionsbolag eller revisorer samt principer för tillsättande av valberedningen inför nästa årsstämma.

Bolaget ska kunna ersatta ledamöterna i valberedningen för skäliga kostnader som valberedningen bedömt vara nödvändiga för genomförandet av valberedningens uppdrag.

Smärre justeringar (ärende 15)

Stämman föreslås bemyndiga styrelsen eller den styrelsen utser att företa smärre justeringar av besluten fattade vid årsstämman för det fall behov skulle uppstå vid registreringen hos Bolagsverket eller Euroclear Sweden AB.

Antal aktier och röster

I bolaget finns totalt 2 450 000 aktier, motsvarande 2 450 000 röster. Bolaget innehar inga egna aktier.

Upplysningar på stämman

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterbolags ekonomiska situation, dels bolagets förhållande till annat koncernbolag.

Dokumentation

Årsredovisningen för räkenskapsåret 1 maj 2018 - 30 april 2019 och övriga handlingar inför bolagsstämman kommer att hållas tillgängliga hos bolaget senast från och med den 24 juli 2019, adress c/o Hestia Fastighetsförvaltning AB, Tegnérgatan 8, 2 tr, Box 3394, 103 68 Stockholm, på www.vastsvensklogistik.se samt sändas till aktieägare som så begär och som uppger sin postadress.

Personuppgifter

För information om hur personuppgifter behandlas, se https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf

Stockholm den 12 juli 2019 

VÄSTSVENSK LOGISTIK AB (PUBL)

Styrelsen

För ytterligare information, vänligen kontakta:
Maarit Nordmark
+46 70- 688 63 83
maarit.nordmark@hestia.se

Eller gå till bolagets hemsida: www.vastsvensklogistik.se