Aðalfundur Eikar fasteignafélags hf. verður haldinn kl. 16:00 fimmtudaginn 11. apríl 2024 að Sjálandi, Ránargrund 4, 210 Garðabæ, auk þess sem hluthöfum gefst kostur á að taka þátt í fundinum rafrænt.

Framboðsfrestur til stjórnar félagsins rann út 4. apríl kl. 16:00. Eftirtalin hafa gefið kost á sér til setu í stjórn félagsins:
- Bjarni Kristján Þorvarðarson
- Eyjólfur Árni Rafnsson
- Guðrún Bergsteinsdóttir
- Gunnar Þór Gíslason
- Ragnheiður Harðar Harðardóttir

Stjórn hefur metið öll framboð til stjórnar gild, sbr. 63. gr. a. laga um hlutafélög nr. 2/1995. Samkvæmt samþykktum félagsins skal stjórnin skipuð fimm mönnum.

Nánari upplýsingar um frambjóðendur eru í viðhengi auk skýrslu tilnefningarnefndar.

Tveir hluthafar félagsins, Brimgarðar ehf. og Gildi-lífeyrissjóður, hafa óskað eftir því við stjórn félagsins að fá tillögu borna undir aðalfund til samþykktar:

Tillaga Brimgarða:

Aðalfundur Eikar fasteignafélags hf. leggur til við stjórn að breyta arðgreiðslustefnu félagsins þannig að hún verði: Stefna stjórnar er að greiða árlega út arð sem nemur a.m.k. 75% af handbæru fé frá rekstri ársins að frádreginni þeirri fjárhæð sem nýtt verður í kaup á eigin bréfum fram að boðun næsta aðalfundar. Við mótun tillögu um arðgreiðslu skal litið til fjárhagsstöðu félagsins, fyrirætlana um fjárfestingar og stöðu efnahagsmála. Nái arðgreiðslutillaga stjórnar ekki a.m.k. 75% af handbæru fé frá rekstri ársins skal stjórn leggja fyrir aðalfund ítarlega skýrslu um ástæður þess að stjórn treysti sér ekki til að leggja til slíka arðgreiðslu.

Tillaga Gildis-lífeyrissjóðs:

Aðalfundur Eikar fasteignafélags hf., haldinn 11. apríl 2024, beinir því til stjórnar félagsins að endurskoða samþykktir félagsins með þeim hætti að lagðar verði til á næsta aðalfundi breytingar á þá leið að allir fulltrúar tilnefningarnefndar verði kosnir á aðalfundi hverju sinni. Stjórn leggi til fulltrúa í nefndina við aðalfund en hluthafar hafi jafnframt tillögurétt.

Greinargerð:
Í samþykktum félagsins er gert ráð fyrir því að í tilnefningarnefnd sitji 3 einstaklingar sem ekki eigi sæti í stjórn félagsins. Hluthafafundur kjósi tvo nefndarmenn sem boðið hafa sig fram eða verið tilnefndir til framboðs af hluthöfum eða tilnefningarnefnd. Að hluthafafundi loknum skuli stjórn síðan tilnefna einn einstakling í nefndina.

Að mati sjóðsins væri það heppilegra fyrirkomulag til framtíðar við skipun í nefndina að hluthafafundur kjósi alla fulltrúa nefndarinnar. Er þess vegna lagt til að orðalag samþykkta verði endurskoðað hvað það varðar og slíkt lagt fyrir hluthafa til samþykktar. Það gæti til dæmis verið útfært á þann hátt að til þess að tryggja framboð í nefndina skuli stjórn leggja til þrjá fulltrúa í tilnefningarnefnd við aðalfund félagsins. Hluthafar hefðu að sama skapi rétt til þess að tilnefna fulltrúa í nefndina innan tiltekins frests. Verði tilnefningar fleiri en laus sæti yrði kosið á milli viðkomandi aðila en ellegar teldist tilnefningarnefnd sjálfkjörin. Er þetta lagt til í því skyni að áhersla sé á að um sé að ræða nefnd á vegum hluthafa og að hægt verði að ná fram niðurstöðu um það á viðkomandi fundi ef hluthafar hafa aðrar hugmyndir um fulltrúa í nefndina en lagðar eru til af hálfu stjórnar.

Meðfylgjandi uppfærð dagskrá fundarins er hefur verið endurskoðuð með hliðsjón af framangreindu og gerir nú ráð fyrir því að tillaga Brimgarða verði tekin til meðferðar á aðalfundinum sem nýr dagskrárliður. Ráðgert er að tillaga Gildis verði tekin fyrir undir liðnum „Önnur mál“, enda fáist samþykki 2/3 hluta atkvæða viðstaddra hluthafa, í samræmi við 4. mgr. 15. gr. samþykkta félagsins, fyrir því að bera hana undir hluthafa sem geta þá gert um hana ályktun til leiðbeiningar fyrir stjórn félagsins.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á því að taka þátt í fundinum, hvort sem er rafrænt eða í eigin persónu, eru minntir á að skrá sig tímanlega á heimasíðunni https://www.lumiconnect.com/meeting/eik2024 og ekki seinna en kl. 16:00 miðvikudaginn 10. apríl 2024.