eQ Oyj Pörssitiedote
4.2.2025, klo 8:15

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen 2025

eQ Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 25.3.2025 kello 17:00 Sanomatalon Eliel-tilassa, osoitteessa Töölönlahdenkatu 2, 00100 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen kokouspaikalla aloitetaan 16:30.

Kokous pidetään osakeyhtiölain 5 luvun 16 §:n 2 momentin mukaisena hybridikokouksena. Vaihtoehtona kokouspaikalla yhtiökokoukseen osallistumiselle osakkeenomistajat voivat käyttää oikeuksiaan kokouksen aikana täysimääräisesti myös etäyhteyden välityksellä. Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet osallistumiseen, ennakkoäänestykseen ja etäosallistumiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

Osakkeenomistajat voivat esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista myös kirjallisesti ennen kokousta. Ohjeet kirjallisten kysymysten esittämiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

A. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Vuoden 2024 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

- Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat viimeistään 4.3.2025 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla www.eq.fi.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Emoyhtiön jakokelpoiset varat 31.12.2024 olivat yhteensä 57 409 143,02 euroa, josta voittovaroja
31 984 573,28 euroa ja jakokelpoisia varoja sijoitetun vapaan oman pääoman rahastossa 25 424 569,74 euroa.

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että osinkoa jaetaan 0,66 euroa osaketta kohden. Esitystä vastaava osinko laskettuna tilinpäätöshetken osakemäärällä on yhteensä 27 328 750,68 euroa. Osinko maksetaan kahdessa erässä.

Ensimmäinen erä, 0,33 euroa osakkeelta, maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 27.3.2025 merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osingon ensimmäinen erä maksetaan 3.4.2025.

Toinen erä, 0,33 euroa osakkeelta, maksetaan lokakuussa 2025. Toinen erä maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus päättää kokouksessaan syyskuussa 2025 toisen erän osingonmaksun täsmäytyspäivän ja maksupäivän. Täsmäytyspäivän on suunniteltu olevan 7.10.2025 ja osingon maksupäivän 14.10.2025.

Yhtiön taloudellisessa asemassa ei tilikauden päättymisen jälkeen ole tapahtunut olennaisia muutoksia. Ehdotettu osingonjako ei hallituksen näkemyksen mukaan vaaranna yhtiön maksukykyä.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajille tilikaudelta 1.1.–31.12.2024

10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

Toimielinten palkitsemisraportti on viimeistään 4.3.2025 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

11. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely

Yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikka esitettiin viimeksi vuoden 2021 varsinaiselle yhtiökokoukselle. Palkitsemispolitiikka on esitettävä yhtiökokoukselle vähintään neljän vuoden välein tai aina kun siihen tehdään olennaisia muutoksia.

Hallitus esittää yhtiökokoukselle yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikan hyväksyttäväksi neuvoa-antavalla päätöksellä. Toimielinten palkitsemispolitiikka tullaan julkistamaan pörssitiedotteella viimeistään 4.3.2025 yhdessä vuosikertomuksen kanssa sekä yhtiön verkkosivuilla: https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

eQ Oyj:n osakkeenomistajat, joilla on yhteensä yli 60 % yhtiön osakkeista ja äänimäärästä, ovat ehdottaneet, että hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 5 000 euroa kuukaudessa, hallituksen varapuheenjohtajalle 4 000 euroa ja hallituksen jäsenille 3 000 euroa kuukaudessa. Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen jäsenille maksetaan 750 euron suuruinen kokouspalkkio kustakin hallituksen kokouksesta, johon he osallistuvat, ja että matkustus- ja majoituskustannukset korvataan yhtiön kulukorvauskäytännön mukaan.

13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

eQ Oyj:n osakkeenomistajat, joilla on yhteensä yli 60 % yhtiön osakkeista ja äänimäärästä, ovat ehdottaneet, että hallituksen jäsenten lukumäärä pysyisi ennallaan eli hallitukseen valittaisiin kuusi jäsentä tai, jos joku osakkeenomistajien ehdotuksen mukainen ehdokas on estynyt, viisi jäsentä.

14. Hallituksen jäsenten valitseminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 60 % yhtiön osakkeiden äänimäärästä ehdottavat, että hallitukseen valittaisiin uudelleen nykyiset hallituksen jäsenet Päivi Arminen, Nicolas Berner, Georg Ehrnrooth, Janne Larma sekä Tomas von Rettig ja uutena jäsenenä Caroline Bertlin toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Tai, jos joku osakkeenomistajien ehdotuksen mukainen ehdokas on estynyt, ne ehdotetut hallituksen jäsenet, jotka eivät ole estyneitä hoitamaan tehtävää.

Caroline Bertlin (s. 1978) on kokenut Ruotsissa uraansa tehnyt liiketoimintajohtaja, jolla on laaja kokemus Pohjoismaista ja kansainvälisesti. Bertlin asuu ja tehnyt suurimman osan työurastaan Ruotsissa. Tällä hetkellä hän toimii strategian ja energian infrastruktuurin rahoituksen parissa Nordion Energialla. Sitä ennen hän toimi Nordisk Rentingin toimitusjohtajana ja NatWest Structured Financen johtajana (2016-2023). Aiemmin hän työskenteli NatWest Groupissa Head of Restructuring, Turnaround CEO ja strategisten projektien projektipäällikön rooleissa (2009-2015). Hänellä on myös kokemusta salkunhoito- ja analyytikkotehtävistä pankkialalta ja vaihtoehtoisten sijoitusten parista. Lisäksi hän on Nordisk Renting AB:n hallituksen jäsen
(2016-). Koulutukseltaan Caroline Bertlin on Svenska Handelshögskolanista valmistunut kauppatieteiden maisteri.

Kaikki ehdotetut jäsenet ovat antaneet suostumuksensa tehtävään. Lisäksi he ovat ilmoittaneet, että tullessaan valituiksi he valitsevat keskuudestaan hallituksen puheenjohtajaksi Georg Ehrnroothin.

Jäsenehdokkaiden ansioluettelot ja riippumattomuusarvioinnit ovat saatavilla yhtiön verkkosivuilla: https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

15. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

16. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että toimikaudeksi, joka päättyy vuoden 2026 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, yhtiön tilintarkastajaksi valittaisiin tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, joka on ilmoittanut KHT, KRT Tuomas Ilveskosken toimivan päävastuullisena tilintarkastajana.

17. Kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että valittavalle kestävyysraportoinnin varmentajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

18. Kestävyysraportoinnin varmentajan valitseminen

Yhtiön tulee laatia EU:n kestävyysraportointidirektiivin, CSRD:n, ja sitä koskevan kansallisen lainsäädännön mukaisesti ensimmäinen kestävyysraporttinsa tilikaudelta 2025.

Hallitus ehdottaa, että toimikaudeksi, joka päättyy vuoden 2026 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi valittaisiin tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, joka on ilmoittanut KHT, KRT Tuomas Ilveskosken toimivan päävastuullisena kestävyysraportoinnin varmentajana.

19. Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustaminen

Hallitus esittää yhtiökokoukselle yhtiön osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustamista. Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan tehtävänä olisi valmistella hallituksen jäsenten lukumäärää, valintaa ja palkitsemista koskevat ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle.

Ehdotuksen mukaan nimitystoimikunta koostuu neljästä jäsenestä ja yhtiön neljä suurinta osakkeenomistajaa ovat kukin oikeutettuja nimeämään yhden jäsenen.

Oikeus jäsenen nimeämiseen on niillä neljällä osakkeenomistajalla, joilla seuraavaa varsinaista yhtiökokousta edeltävän kesäkuun viimeisen päivän päättyessä on suurin osuus Yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä huomioiden ne osakkeenomistajat, joiden omistukset liputussäännökset huomioon ottaen tulisi laskea yhteen.

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestyksen vahvistamista. Hallituksen ehdottama nimitystoimikunnan työjärjestys on saatavilla eQ Oyj:n internetsivuilla osoitteessa https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

20. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään yhteensä enintään 3 500 000 osakkeen antamisesta yhdessä tai useammassa erässä osakeannilla ja/tai antamalla osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettuja osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia. Määrä vastaa noin 8,45 prosenttia yhtiön osakkeiden kokonaismäärästä kokouskutsun päivämääränä. 

Valtuutusta esitetään käytettäväksi mahdollisten yrityskauppojen tai -järjestelyjen rahoittamiseen ja toteuttamiseen, yhtiön taseen ja rahoitusaseman vahvistamiseen, yhtiön kannustinohjelmien toteuttamiseen tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin. Valtuutuksen perusteella annettavista osakkeista tai osakkeisiin oikeuttavista erityisistä oikeuksista 50 % voidaan käyttää kannustinohjelmien toteuttamiseen tai muuten palkitsemiseen. Valtuutuksen ehdotetaan sisältävän hallituksen oikeuden päättää kaikista osakeannin sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n mukaisten erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien osakkeiden tai osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien saajat ja maksettavan vastikkeen määrä. Valtuutus sisältää siten myös oikeuden antaa osakkeita tai erityisiä oikeuksia suunnatusti eli osakkeenomistajien etuoikeudesta poiketen laissa määritellyin edellytyksin. Osakeanti voi osakeyhtiölaissa mainituin edellytyksin olla myös maksuton.

Ehdotettu valtuutus kumoaisi aiemmat antivaltuutukset ja olisi voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 18 kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä.

21. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Tämä kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, on saatavilla eQ Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset. eQ Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä yhtiön toimielinten palkitsemisraportti ja toimielinten palkitsemisperiaatteet ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 4.3.2025. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa.

Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 8.4.2025 alkaen.

C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja (suomalainen arvo-osuustili)

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 13.3.2025 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 25.2.2025 kello 10. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 18.3.2025 kello 16:00 mennessä, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

1. Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset

Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

2. Sähköpostin agm@innovatics.fi tai postin kautta

Postitse tai sähköpostitse ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön verkkosivuilla www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset saatavilla oleva ilmoittautumislomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / eQ Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi, asiamiehen syntymäaika sekä sähköposti ja/tai puhelinnumero, sekä tieto siitä, osallistuuko osakkeenomistaja tai hänen asiamiehensä yhtiökokoukseen kokouspaikalla vai etäyhteyden välityksellä. Osakkeenomistajien eQ Oyj:lle tai Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan ja hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Lisätietoja ilmoittautumiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja 

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 13.3.2025. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 20.3.2025 klo 10:00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen sekä osallistumista tai etäosallistumista ja ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä. 

Yhtiökokoukseen ilmoittautunut hallintarekisteröity osakkeenomistaja voi myös halutessaan osallistua kokoukseen ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla. Ajantasainen osallistuminen kokoukseen edellyttää tilapäisen yhtiön osakasluetteloon rekisteröitymisen lisäksi osakkeenomistajan sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä tarvittaessa valtakirjan ja muiden edustamisoikeuden todistamiseksi tarvittavien asiakirjojen toimittamista osoitteeseen toimittamista postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/eQ Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien ilmoittautumisajan päättymistä, jotta osakkeenomistajalle voidaan lähettää osallistumislinkki ja salasana kokoukseen osallistumiseksi. Mikäli hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja on valtuuttanut omaisuudenhoitajansa äänestämään ennakkoon puolestaan, näin toimitetut äänet otetaan huomioon hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan ennakkoääninä Yhtiökokouksessa, ellei hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja äänestä toisin Yhtiökokouksessa.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat 

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi ilmoittautua yhtiökokoukseen ja myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen tai lakimääräisen edustajan on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumis- ja äänestyspalveluun osoitteessa www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen sekä äänestämään edustamansa osakkeenomistajan puolesta.

Osakkeenomistajan asiamiehen on aina ilmoittautumisen yhteydessä esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset viimeistään 7.2.2025 klo 9:00 alkaen. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti sähköpostiosoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Yhteisöomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten. Asiamies nimetään Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia ”Yhtiökokouksessa edustaminen”). Yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet. 

4. Etäosallistuminen kokoukseen

Osakkeenomistaja, jolla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen, voi osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuksiaan kokouksen aikana täysimääräisesti ja ajantasaisesti paitsi osallistumalla yhtiökokoukseen kokouspaikalla myös etäyhteyden välityksellä.

Kokouspaikan tilan rajallisuuden vuoksi osakkeenomistajan tai asiamiehen ilmoitus osallistumisesta yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä on sitova, eikä osakkeenomistajalla tai asiamiehellä ole ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen oikeutta vaihtaa osallistumistapaa eikä osallistua kokoukseen kokouspaikalla. Osakkeenomistajan asiamiehen ilmoitus osallistumisesta etäyhteyden välityksellä ei kuitenkaan rajoita muiden osakkeenomistajan asiamiesten oikeutta osallistua kokoukseen kokouspaikalla.

Yhtiökokoukseen kokouspaikalla osallistuvaksi ilmoittautunut osakkeenomistaja tai asiamies voi vaihtaa osallistumisensa etäosallistumiseksi. Tästä ei tarvitse ilmoittaa yhtiölle erikseen. Etäosallistuminen tapahtuu yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä annettuun puhelinnumeroon ja/tai sähköpostiosoitteeseen lähetetyn etäosallistumislinkin kautta.

Etäyhteys yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia ohjelmistoja tai latauksia. Osallistuminen vaatii internetyhteyden lisäksi tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet tai kuulokkeet sekä mikrofoni suullisten kysymysten tai puheenvuorojen esittämiseen. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi yleisimpien käytössä olevien selainohjelmien uusimpia versioita.

Osallistumislinkki ja salasana etäosallistumista varten lähetetään sähköpostilla ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Näin ollen myös fyysisesti yhtiökokoukseen ilmoittautuneet ja ennakkoon äänestäneet osakkeenomistajat voivat halutessaan osallistua yhtiökokoukseen etänä tietoliikenneyhteyden avulla. Kokousjärjestelmään on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen alkamisajankohtaa.

Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta löytyvät yhtiön internetsivuilta www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset. Linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja verkkoyhteyden yhteensopivuuden testaamiseen löytyy osoitteesta https://b2b.inderes.com/fi/knowledge-base/yhteensopivuuden-testaaminen. On suositeltavaa, että tarkempiin osallistumisohjeisiin tutustutaan ennen yhtiökokouksen alkamista.

5. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat äänestää ennakkoon 25.2.2025 klo 10 – 18.3.2025 klo 16 välisenä aikana tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta:

1. Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset

Ennakkoon äänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

2. Sähköpostin agm@innovatics.fi tai postin kautta

Postitse tai sähköpostitse ennakkoon äänestävän osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tulee toimittaa yhtiön verkkosivuilla www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / eQ Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi. Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan, joka haluaa käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeuttaan, vaatia äänestystä yhtiökokouksessa tai äänestää mahdollisesta vastaehdotuksesta tulee itse tai asiamiehen välityksellä osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä tai kokouspaikalla. Ennakkoon äänestäneiden antamat äänet huomioidaan yhtiökokouksen päätöksenteossa riippumatta siitä, osallistuvatko he yhtiökokoukseen etäyhteydellä tai kokouspaikalla vai eivät. Mikäli he osallistuvat etäyhteydellä tai kokouspaikalla, niin heillä on mahdollisuus halutessaan muuttaa antamiaan ennakkoääniä kokouksen aikana mahdollisen äänestyksen tapahtuessa.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

6. Muut ohjeet/tiedot

Kokouskielenä on suomi.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 11.3.2025 klo 16:00 asti sähköisessä ilmoittautumispalvelussa tai myös sähköpostitse osoitteeseen eQ.Yhtiokokous@eq.fi. Yhtiön johto vastaa lähtökohtaisesti tällaisiin etukäteen kirjallisesti esitettyihin kysymyksiin yhtiökokouksessa tai viimeistään kahden viikon päästä yhtiökokouksesta yhtiön verkkosivuilla. Osakkeenomistajan on kysymyksen esittämisen yhteydessä esitettävä pyynnöstä riittävä selvitys osakeomistuksestaan.

eQ Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 4.2.2025 yhteensä 41 407 198 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä. Yhtiön hallussa ei ole omia osakkeita.

Helsinki 4.2.2025

eQ Oyj

Hallitus

Lisätietoja: Lakiasiainjohtaja Juha Surve, +358 9 6817 8733

Jakelu: Nasdaq Helsinki, www.eQ.fi

eQ-konserni on kotimainen varainhoitoon ja Corporate Finance -toimintaan keskittyvä yhtiöryhmä. eQ Varainhoito tarjoaa monipuolisia varainhoitopalveluita (ml. pääomarahastot ja kiinteistövarainhoito) sekä instituutioasiakkaille että yksityishenkilöille. Konsernin hallinnoitavat varat ovat noin 13,4 miljardia euroa. Konserniin kuuluva Advium Corporate Finance tarjoaa yritys- ja kiinteistöjärjestelyihin sekä pääomajärjestelyihin liittyviä palveluja.

Lisätietoa konsernista saa sivuilta www.eQ.fi.